Pièces justificatives / Conservation des documents

Pièces justificatives / Conservation des documents

Date de vérification

Documents comptablesVis-à-vis de l'Administration fiscale, les livres-journaux et le registre des immobilisations et amortissements doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou sur le registre (LPF, art. 102 B).

  • Pour les livres journaux annuels, la date de la dernière opération se situe à la date de clôture de l'exercice, en fin d'année civile.
    Par exemple, les livres-journaux de l'année 2022 devront être conservés jusqu'au 31 décembre 2028.
     
  • Pour le registre des immobilisations et amortissements, la notion de dernière opération doit être entendue de faon large : il peut s'agir d'une acquisition, d'un amortissement, d'une cession.
    Sauf à ce qu'aucune immobilisation ne figure sur le registre pendant une durée de six ans ou plus, le registre des immobilisations et amortissements devra donc être conservé pendant toute la durée de l'activité, et au moins pendant six ans à compter de la date de cessation d'activité.

Autres obligations de conservation

Les obligations de conservation d'ordre exclusivement fiscal sont indépendantes de celles de l'article L. 123-22 du Code de commerce fixant à dix ans le délai de conservation des documents comptables des entreprises commerciales. Néanmoins, les titulaires de BNC qui n'ont pas juridiquement la qualité de commerçants ne sont pas visés par ces dispositions.

Déficits

En présence de déficit, il est recommandé de conserver l'ensemble des documents comptables et des pièces justificatives au moins jusqu'à l'expiration du délai de prescription de l'exercice d'imputation, même si celui-ci est postérieur à l'expiration du délai de six ans visé par l'article L. 102 B du LPF. Il appartient en effet au contribuable de justifier des déficits antérieurs qu'il impute sur le résultat d'un exercice non prescrit, sans que puisse le dispenser de cette obligation l'expiration du délai de conservation des documents comptables prévu par l'article L. 102 B du LPF (CE, 1 octobre 1993, n° 116599)

Pièces justificativesLes recettes et les dépenses professionnelles doivent être justifiées, c’est-à-dire être appuyées de pièces justificatives permettant d’attester de la nature et du montant de l'écriture (factures, quittances, contrats, notes d’honoraires etc...).

Pour les dépenses, même pour les professionnels non redevables de la TVA, il est recommandé de demander systématiquement une facture, car les tickets de caisse et facturettes délivrées lors de l'usage de cartes bancaires ne constituent pas à eux seuls des pièces justificatives (pièces non nominatives, absence de nature de la prestation…).

En l’absence de précision écrite par l’Administration, la difficulté de produire des justificatifs ainsi que la modestie des sommes enregistrées par rapport aux recettes ne sont pas de nature à exonérer de l'obligation de justifier des dépenses. S’agissant toutefois des frais de stationnement et de parking, l’Administration admet que, lorsqu'ils ne peuvent être justifiés par des documents formant date certaine, ils doivent être en rapport avec la nature et l'importance des obligations professionnelles des contribuables concernés.

Les documents et pièces justificatives versés à l'appui de la comptabilité doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Factures d'immobilisations

Concernant les immobilisations, le délai de six ans de conservation de la facture ou autre pièce justificative court donc à compter de la date de sortie du bien du registre des immobilisations et amortissements, qui permet le calcul d'une plus ou moins-value professionnelle, et non de la date de son acquisition ou de la fin de la période d'amortissement  Compte tenu de la durée pendant laquelle ils peuvent figurer sur le registre, il convient donc d'être particulièrement vigilant quant à la conservation des contrats et conventions relatifs à l'acquisition d'une clientèle, droit de présentation, fonds libéral, afin notamment d'être en mesure de prouver la valeur d'acquisition retenue lors de la sortie du bien.

Afin de ne pas risquer la perte de le pièce justificative d'une immobilisation, il est recommandé de conserver toutes les acquisitions d'immobilisations, non dans le dossier de l'année, mais dans un classeur séparé attaché au registre.

Factures papier numérisées

Les documents comptables et les pièces justificatives établies ou reçues sur support papier peuvent être conservés, pendant le délai de six ans prévu à l'article L 102 B du LPF, au choix du contribuable, sur support informatique ou sur support papier.  Les modalités de numérisation des factures papier sont fixées par l'article A 102 B-2 du LPF, qui définit les conditions garantissant la reproduction à l'identique d'une copie conforme à l'original en image et en contenu.

Factures électroniques

L'obligation de recevoir et d'émettre des factures électroniques sera déployée progressivement :

  • à compter du 1er juillet 2024, en réception à l’ensemble des assujettis et, pour l’émission, aux grandes entreprises ;

  • à compter du 1er janvier 2025, en émission pour les entreprises de taille intermédiaire ;

  • à compter du 1er janvier 2026, en émission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.