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Mode de règlementChaque ligne d'écriture doit indiquer le mode de règlement des dépenses : chèque, espèce, virement, carte bancaire, prélèvement. etc...

Date de l'écritureSauf option pour les créances dettes ou cessation d'activité, chaque ligne d'écriture est enregistrée en comptabilité à la date à laquelle au moment où la dépense est effectivement acquittée selon le tableau ci-après.

Les écritures de dépenses sont servies au jour le jour, par ordre de date.

Enregistrement des écritures à la date du relevé bancaireCertains professionnels sont autorisés à enregistrer les écritures à la date de l'opération figurant sur le relevé bancaire, et procéder avant la fin de l'année aux corrections et régularisations permettant de parvenir au résultat imposable en fonction de la date de mise à disposition (CGI, art. 99).

Cette tolérance légale concerne uniquement les exploitants individuels dont les recettes n’excèdent pas le deuxième seuil mentionné au I de l'article 302 septies A du CGI au cours de l'année civile ou de l'année civile précédente (deuxième seuil du régime simplifié d'imposition en matière de TVA, concernant les prestations de services).

Les sociétés ou groupements d’exercice (SCP, Société de fait, société en participation…) ne peuvent pas se prévaloir de cette tolérance.

Le seuil est de 287 000 € depuis l'année 2023 (279 000 € entre 2020 et 2022).

Retours de chèques impayésSi le banquier retourne un chèque impayé déjà comptabilisé en recette, il est possible :

• Ou bien d'inscrire l'écriture de dépense dans le compte Banque par le compte Pertes diverses.
• Ou bien d’annuler cette recette en inscrivant l'écriture négative dans le compte Banque par le compte Honoraire.
  Cette solution présente l'avantage de ne pas majorer artificiellement vos recettes.

Cela suppose bien entendu que la remise du chèque ait été initialement comptabilisée. En effet, dans une comptabilité tenue selon le régime des recettes-dépenses, les simples impayés ne sont en principe pas déductibles du résultat.

A voir aussi | exemples d'écritures de dépense (écriture du 14 janvier).

Ventilations multiples | Dépenses mixtesLorsqu'elle représente plusieurs catégories, une écriture sera ventilée dans plusieurs comptes de dépenses.

Cela concerne essentiellement les écritures de dépenses mixtes, ventilées dans le compte de charges et dans le compte de dépenses personnelles (méthode de la réintégration comptable directe).

Cela concerne aussi les écritures URSSAF (v. ci-après), ou encore toutes les écritures de dépenses donnant lieu à déduction de la TVA en cas de tenue HT.

Pour ces écritures, vous  inscrivez la totalité de la somme dans le compte de trésorerie (BANQUE, CAISSE, CCP), et répartissez celle-ci dans chaque compte de dépenses (compte de charges déductibles et compte personnel en cas de dépense mixte).

A voir aussi | exemples d'écritures de dépense (écriture du 24 janvier pour une écriture de dépense mixte, écriture de 20 janvier pour une écriture d'URSSAF).

Dépenses forfaitairesLes dépenses sont en principe déduites pour leur montant réel.

L’Administration admet toutefois, de manière exceptionnelle, que certaines dépenses soient évaluées de manière forfaitaire : frais de véhicule, frais de blanchissage du linge professionnel, certains frais des médecins secteur 1. 

Frais de véhicule (et deux roues). - Le choix est réalisé au 1er janvier de l'année d'imposition, et non au moment de la souscription de la déclaration. En cas de choix du forfait kilométrique, aucun frais réel couvert par le forfait (essence, entretien, assurance…) ne doit être inscrit dans un compte de charges. Si une dépense couverte par le forfait est payée avec le compte professionnel, elle doit être comptabilisée en dépenses personnelles.

L'indemnité kilométrique déductible, calculée en fonction du kilométrage professionnel, est indiquée directement sur la déclaration 2035.

DéboursCompte enregistrant les sommes payées directement à la place du client (essentiellement frais d'enregistrement, frais de procédure et droits divers acquittés par les membres des professions juridiques et du chiffre). Le total de ce compte est affecté à une ligne directement imputée sur les recettes de l’annexe 2035A.

Pour qualifier un débours, il est nécessaire qu'en cas de non-paiement des sommes, le client puisse être poursuivi directement par le tiers. A défaut il ne s'agit pas d'un véritable débours mais d'une dépense normale à ventiler dans le compte correspondant.

Le traitement des débours sur la déclaration 2035

Le traitement des débours en matière de TVA

Honoraires rétrocédésCompte enregistrant les sommes reversées à un confrère ou à un autre professionnel libéral exerçant une activité complémentaire, afin d'exécuter la mission confiée par le client. Le total de ce compte est affecté à une ligne directement imputée sur les recettes de l’annexe 2035A.

La déduction des honoraires rétrocédés

Ne pas ventiler dans ce compte les sommes reversées par un collaborateur libéral (professions médicales et paramédicales), qui doivent être enregistrées au compte Location de matériel et mobilier. En revanche, les sommes reversées au collaborateur libéral par le professionnel libéral en premier (avocats par exemple) constituent bien des rétrocessions d'honoraires.

AchatsCompte enregistrant les sommes versées pour l'acquisition de produits revendus à la clientèle ou entrant dans la composition des prestations réalisées.

Guide 2035Plus | Achats

Ne pas ventiler dans ce compte les acquisitions de matériel (petit outillage ou acquisition d'immobilisation en fonction du montant) et les prestations de sous-traitance constitutives d'honoraires rétrocédés.

Salaires nets et avantages en natureCompte enregistrant les sommes versées pour la rémunération des salariés, comprenant les salaires nets, avantages en nature et en espèces déclarés sur la DSN.

Guide 2035Plus | Salaires nets et avantages en nature

Ventiler dans ce compte les seuls salaires nets, c'est à dire les salaires effectivement versés au salarié après déduction des charges sociales.

En cas de PEE, PERCO ou Pereco, inscrire de préférence les montants versés en tant qu'entreprise dans un compte Abondement créé à cet effet, car elles ne sont pas déduites directement sur les lignes de dépenses de la déclaration 2035, mais sur la ligne « Divers à déduire, dont l'abondement sur l'épargne salariale (CT) » de l’annexe 2035B.
La déduction des PEE, PERCO, Pereco

Charges sociales sur salairesCompte enregistrant les sommes versées correspondant à l'ensemble des charges patronales et salariales.

Guide 2035Plus | Charges sociales sur salaires

TVA payée au trésorCompte enregistrant la TVA payée dans l’année au Trésor.

La TVA payée ne peut être déduite en charges sur la déclaration 2035 que si la comptabilité est tenue Toutes taxes comprises (TTC). La TVA payée n’est pas une charge si la comptabilité est tenue Hors taxes (HT).

Contribution économique territorialeCompte enregistrant les sommes payées au Trésor au titre de la cotisation foncière des entreprises (CFE) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE).

Guide 2035Plus | Contribution économique territoriale

Autres impôtsCompte enregistrant tous les impôts déductibles payés (CFP versée à l'URSSAF, taxe sur les salaires, taxe sur les ordures ménagères, taxe foncière (si le local est inscrit sur le registre des immobilisations et amortissements), droits d’enregistrement et frais de timbres payés à l’occasion de l’acquisition d’une immobilisation.

Guide 2035Plus | Autres impôts

Ne pas ventiler dans ce compte l’impôt sur le revenu, la CSG et la CRDS, les pénalités pour infraction aux règles d’assiette et de recouvrement d’impôts même déductibles, les amendes pénales ou disciplinaires qui sont des dépenses personnelles.

Ne pas ventiler dans ce compte la taxe foncière mise à la charge du professionnel locataire (à ventiler dans le compte Loyers et charges locatives). 

CSG déductibleCompte enregistrant les sommes correspondant à la partie déductible de la CSG sur les revenus d’activité.

Guide 2035Plus | CSG déductible

Ne pas omettre de retirer ces sommes des charges sociales personnelles obligatoires.

Le traitement des écritures URSSAF (charges sociales personnelles, CSG, CRDS, autres)

Loyers et charges locativesCompte enregistrant les sommes correspondant aux loyers et charges locatives payés au propriétaire du local professionnel, ainsi que sous certaines conditions le loyer à soi-même du local conservé dans le patrimoine privé.

Guide 2035Plus | Les loyers et charges locatives

Ne pas ventiler dans ce compte les cautions ou dépôts de garantie, qui ne deviennent déductibles que s’ils sont conservés par le propriétaire à la fin du bail.

Locations de matériel et mobilierCompte enregistrant  les loyers des contrats de crédit-bail, leasing ou location longue durée du matériel et mobilier professionnel, les redevances versées à une clinique ou un établissement hospitalier, les redevances versées aux praticiens titulaires par un collaborateur ou un assistant (redevances qu’il est recommandé de déclarer sur la DAS2 honoraires).

Guide 2035Plus | Location de matériel et mobilier

Ventiler de préférence les loyers des véhicules professionnels dans le compte Frais de véhicule.

Lors de la levée d’option d’un leasing ou contrat de crédit-bail, inscrire le bien sur le registre des immobilisations pour la valeur de rachat, et calculer un amortissement sur la durée d'usage restante. Lors de la revente du bien, les loyers payés seront pris en compte pour déterminer la nature de la plus-value éventuellement réalisée (à court ou à long terme).